后勤基建处、后勤保障集团档案管理办法
第一条 为了加强对后勤档案的管理、收集和整理工作，规范后勤档案管理流程，完善档案管理制度，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于后勤基建处、后勤保障集团所辖二级部门。在档案管理工作中，各二级部门及个人必须严格贯彻执行有关档案保密制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第三条 本办法中的档案包括：
（一）从过去延续至今，学校后勤工作保存有历史（参考、借鉴）价值的各类记录、纪要、图文（声像）、实物资料等。
（二）各二级部门及个人从事经营、服务、管理等活动直接形成的，对后勤有保存价值的各种文字、数字、图表、声像、实物等资料（含纸质材料，照片，录音、录像、奖牌奖状等），包括计划总结、规章制度、行文材料、会议记录（纪要）、活动资料、采购台账、经济合同、人事劳资档案等。
第四条 立卷归档基本制度
档案工作实行文件材料形成部门立卷制，即凡二级部门形成的具有保存价值的文件材料，由立卷人按文件的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排件号、页号、填写卷内目录，交分管领导审批，留存备份后集中移交综合科，同时履行移交手续。综合科负责后勤主体档案的管理，并对二级部门档案管理工作进行指导、监督和检查。
综合科接收档案的基本要求：归档的文件材料（包括纸质、照片、录像、录音、实物等各种载体形式）应完整、准确、系统，按照自然形成的规律，保持历史联系，区别保存价值，分类整理、立卷，并认真填写移交清单；需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入档案。
第五条 文件材料的立卷归档要求：
（一）经济合同和预（决）算统计资料
由项目管理科负责立卷保管，留存备份。包括各二级部门的招标采购文件（合同、会签材料等）、预（决）算报表以及计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
（二）人事劳资档案及合同协议
由人力资源科负责立卷保管，留存备份。包括人员调配、工资、培训、绩效考核、奖惩决定、会办纪要等各种文件材料。
（三）计划、总结、纪要类资料
包括党政工作计划、总结、报告、方案；安全、文化宣传资料；学校、后勤层面的会议记录、会议纪要；行文资料；规章制度以及重大活动资料等，由综合科负责立卷保管，留存备份。同时按照学校归档要求，做好归档整理和移交工作。
第六条 归档时间
（一）管理性文件以及红头文件材料，由综合科统一整理，及时归档。
（二）参加公务活动形成的文件材料，应在活动结束后及时归档。
（三）变更、修改、补充的文件材料，后勤内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，应及时归档。
（四）电子文件逻辑归档应实时进行，并与纸质文件归档时间一致。
（五）照片及录音、录像、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第七条 重要的以及利用频繁的文件材料，要适当增加归档份数。综合科定期对各二级部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第八条 档案保管
（一）综合科设专人接收档案，并认真验收（包括电子档和书面材料），办理交接手续。
（二）存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
（三）技术图纸原图除修改、送审外，不得外借，修改后的原图存档前，要认真检查其修改、补充等情况。
（四）电子档案要多处备份，并定期刻成光盘，永久保存。
（五）综合科要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修改和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
第九条 档案清理
综合科每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。根据学校档案管理的规定，将档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：
（一）有长远利用价值的档案应永久保存，包括技术设备施工类档案、经济合同类档案以及上级指导性文件材料永久保存。
（二）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存，如计划统计类、合同类及行政类文件，保存期限为3-5年。
（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十条 档案销毁
档案销毁必须严格掌握，慎重从事，销毁前要编造清册，提出销毁报告，经领导班子会审（会办）同意后，方可组织实施。销毁档案时，要严格执行保密规定。
第十一条 档案的保密与安全
（一）档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及集团档案保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
（二）借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
（三）任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十二条 借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第十三条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记簿予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告分管领导。
第十四条 本办法经集团领导班子会议讨论通过后，由综合科发布，修改时间亦同。
第十五条 本规定自发布之日起执行。
